POLIKATA.COM – Setiap perusahaan sangat diwajibkan untuk memahami tentang tips mengelola data digital dengan baik dan efektif. Tidak perlu khawatir, kini sudah ada beberapa tips yang bisa Anda coba untuk mengelola data-data digital seperti yang ada di bawah ini!
Tips Mengelola Data Digital yang Benar
Data digital merupakan jenis data yang berada di dalam komputer dan disimpan secara elektronik. Berbeda dengan dokumen yang berbentuk fisik, jenis dokumen seperti ini hanya perlu dioperasikan oleh komputer dan juga peralatan otomatis yang lain. Lantas, seperti apakah tips mengelola data digital agar perusahaan menjadi lebih mudah dalam mencari data tersebut?
1. Pakai Enkripsi
Tips yang pertama adalah dengan menggunakan enkripsi yang terbukti sangat ampuh. Enkripsi merupakan suatu metode dalam dunia digital modern yang bisa dipakai untuk mengacak informasi-informasi krusial ke dalam kode rahasia tertentu. Kode tersebut hanya bisa diterima oleh pihak tertentu dan tidak semua orang bisa mengaksesnya secara sembarangan.
Kode enkripsi ini memakai algoritma tertentu sehingga hanya pihak yang sudah menerima kode saja yang bisa membukanya. Dengan adanya enkripsi ini, maka seluruh data-data digital yang dimiliki oleh perusahaan Anda menjadi lebih aman dan lebih optimal daripada yang lainnya.
2. Melakukan Back Up Secara Rutin
Tidak hanya mengunci data digital saja, namun Anda juga sangat direkomendasikan untuk melakukan back up setiap hari secara rutin. Sebab, hal ini penting untuk membantu menghindari kondisi-kondisi tertentu yang tidak diinginkan dan bisa membahayakan keamanan dari data digital yang sebelumnya sudah disimpan dengan tepat.
Terdapat banyak manfaat yang bisa dirasakan ketika melakukan back up, salah satunya yaitu Anda tidak perlu merasa khawatir ketika data ada yang hilang. Sebab, terdapat cadangan dari data tersebut karena Anda sudah mem-back up di lokasi yang berbeda. Back up data harus disimpan ke dalam format yang berbeda dan fitur keamanan yang jauh lebih baik sehingga tidak ada pihak lain yang mengaksesnya.
3. Pastikan Ruang Penyimpanan Sudah Cukup
Tips yang selanjutnya yaitu pastikan bahwa ruang penyimpanan yang dimiliki memang sudah cukup besar untuk menyimpan seluruh data-data digital. Ruang penyimpanan yang hendak digunakan wajib mempunyai fitur keamanan tingkat tinggi dan bisa melindungi data tersebut dari ancaman kebocoran data atau pun risiko corrupt.
Selain itu, ruang penyimpanan juga harus mempunyai aksesibilitas yang mudah sehingga pihak-pihak yang berwenang tidak mengalami kesulitan dalam membukanya. Data digital akan lebih baik disimpan pada sistem yang bisa diakses melalui berbagai macam perangkat seperti laptop, tablet, atau pun ponsel sehingga bisa dilihat secara bebas ketika hendak diperlukan.
4. Buat Kebijakan Internal
Proses pengelolaan data digital tidak akan berjalan dengan baik apabila Anda tidak menentukan kebijakan internal pada perusahaan. Perlu mempersiapkan regulasi yang baik sehingga perusahaan mempunyai standar operasional yang baik untuk mengelola data digital yang krusial. Ada beberapa hal yang bisa Anda coba, salah satunya yaitu seperti:
- Tentukan siapa saja individu yang Anda berikan akses untuk dokumen digital penting.
- Jika ada karyawan yang berhenti bekerja, maka dokumen milik mereka harus dihapus dengan persetujuan.
- Dilarang meninggalkan data sensitif tanpa ada perlindungan ekstra.
Ada banyak sekali tips mengelola data digital yang bisa Anda gunakan dengan tepat. Dengan menerapkan tips tersebut, maka data yang penting akan selalu berada dalam kondisi yang baik dan tidak akan bocor sama sekali.
